知人からメールで、お金を貸して欲しいとのお願いを受けたことがあります。丁重なメール文だったため、メールで返答すべきかどうか、ためらい結局、電話でお断りしたことがありました。
相手からのお願い事やお誘いを上手にお断りするのは、難しいですね。とくに、文章のみでお伝えする場合は。
コミュニケーションの方法には、「バーバルコミュニケーション」と「ノンバーバルコミュニケーション」の二つがあります。バーバルコミュニケーションは、言葉のみによって自分の考えや情報を相手に伝える方法です。これに対し、ノンバーバルコミュニケーションは、顔の表情や声のトーン、身体の動作などで相手に伝達する方法です。
手紙は文章のみでの伝達が基本ですが、自筆で書くことにより当方の誠意を示すこともできます。
電話では話し方や声の調子を工夫することによって、言葉以外で相手を思いやる気持ちを伝えることができます。
面談であれば、ノンバーバルコミュニケーションを十分活用することによって、当方の気持ちを伝えたり相手の反応を確かめたりするのが容易です。
一方、顔文字すら用いることも適切でない場合のメールでのやり取りは、まさにバーバルコミュニケーションそのものです。
臼井由妃さんは、メールでお断りする場合の柔らかな表現を紹介なさっています（「やりたいことを全部やる！ 言葉術」 日経ビジネス人文庫 2020年）。
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できる限り、「お断りします」ではなく、「辞退いたします」や「見送らせていただきます」という言葉を使うといいでしょう。
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「辞退いたします」「見送らせていただきます」の前に、「恐れ入りますが」や「大変恐縮ですが」なとのクッションになる言葉を述べてから断ったほうが、柔らかな印象になります。
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「大変ありがたいお申し出ですが」「ご期待に沿えず誠に申し訳ありませんが」といった感謝の念を込めた前振りをしてから断ります。
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「今回は辞退いたします」というように「今回は」をつけることで、相手を全否定するのではなく、受け入れる姿勢を示します。
「なるほど！」、勉強になります。
臼井由妃さんが紹介された表現を、メールだけでなく、電話や面談でも活用すれば、「鬼に金棒」になるのではないでしょうか。
