小宮一慶さんの著書「経営が必ずうまくいく考え方」（ＰＨＰ研究所 2022年）に、こういうエピソードが記されています。
小宮さんのご友人に、他人の時間をムダにしないよう几帳面に気遣う方がいらっしゃるそうです。
その方は、小宮さんにお会いになる際、事前に話したいことや聞きたいことを手帳に書いて、いらっしゃいます。それも、小宮さんが答える内容をある程度予測して、こう答えてきたらどう質問するか、といったことまで考えていらっしゃるそうです。だから、時間をムダにしないのです。
僕は、言い忘れや聞き忘れを防止するため、面談や電話をする時には、事前に用件を紙にメモ書きしています。このやり方は、結果的に時間の短縮にもつながります。
面談の場で資料をあれやこれや探すと、先方に迷惑をかけますので、必要となりそうな数字などもメモ書きしています。
また、先方が不在だったため、あとで先方からお電話をいただく時は、用件をメモ書きしたものを残しておきます。そうすると、いつ先方から電話がかかってきても、用件を忘れることなくスムーズに対応できます。
メモや手帳は、お客様のご要望や上司の指示事項を記録するためだけではなく、当方から話したいことや聞きたいことを記録するためにも、役立ちます。
なお、メモや手帳には個人情報などが記録されていることがあるため、取り扱いには十分注意しましょう。
